Os CTT – Correios de Portugal, reforçando a sua relação de proximidade com as Juntas de Freguesia de todo o país, continuam a apoiá-las através da otimização de processos, gerando assim mais eficiência e redução de custos de vários procedimentos associados à gestão autárquica.

Sob o tema “Portaria 112/23 – Tratamento da Informação Arquivística”, os CTT, em parceria com a ANAFRE e com a Reisswolf promoveram um encontro virtual, o qual contou com cerca 400 participantes, entre os quais Juntas de Freguesia e Municípios. Esta Portaria visa a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, por entidades no exercício de funções de administração local.

Os CTT e a sua parceira Reisswolf construíram soluções que permitem às autarquias o respeito integral a este novo requisito com o mínimo custo e esforço. Simultaneamente, através das parcerias e sistemas dos CTT, os serviços de apoio às Autarquias dentro da área de gestão documental/externalização de processos, incluem:

- Consultoria: uma equipa técnica qualificada para descrever, avaliar e selecionar a documentação, produzindo inventários, autos de eliminação, relatórios de avaliação, relatórios de projetos, entre outros;

- Digitalização de documentos: soluções de desmaterialização massiva de documentos (pontual) e desmaterialização corrente de documentos (periódica) em regime de outsourcing ou insourcing. Estas soluções modulares, são configuradas e parametrizadas para ir de encontro às necessidades de negócio envolvidas nos projetos, garantindo os requisitos de indexação, controlo de qualidade, reporting e interoperabilidade com os sistemas do cliente;

- Custódia e Gestão de Arquivos: o serviço de custódia de arquivos tem como finalidade terceirizar as tarefas de custódia, preservação e consulta do arquivo, mantendo-o em condições adequadas e de fácil consulta. As nossas instalações foram desenhadas para garantir a segurança de todo o arquivo documental, permitindo: racionalização do espaço físico; libertação de recursos humanos; preservação e confidencialidade; acessibilidade aos documentos;

- Destruição Confidencial de Documentos: a segurança da informação deve ser garantida no local da sua produção, através da utilização de contentores se segurança para depósito dos documentos considerados obsoletos. Neste sentido, dispomos dos nossos contentores metálicos tipo cofre, equipados com uma fechadura de segurança integrada que lhes atribui características de inviolabilidade. Os documentos deverão ser introduzidos nos contentores no seu estado original (sem rasgar ou amarrotar), incluindo agrafes e clipes;

- Gestão documental: vocacionados para a promoção da proteção do Meio Ambiente, oferecemos uma solução para a gestão ambiental das atividades dos nossos clientes, que garante: recolha e reciclagem dos resíduos produzidos na sua atividade diária. Obter indicadores úteis para a gestão das suas atividades e obter um certificado da Pegada Ecológica, incluindo, por exemplo, a quantidade de resíduos enviados para reciclagem, número de árvores, água, energia elétrica poupados, entre outros. Gestão da informação associada ao SILIAmb (Sistema Integrado de Licenciamento do Ambiente), incluindo a comunicação anual dos resíduos produzidos.

A digitalização e tratamento de documentos tem inúmeras vantagens. Além da redução de custos, tornam a gestão documental mais eficiente com soluções que vão ao encontro das necessidades específicas de cada cliente.